BlogExcel Facebook Google+ 2017-08-03T04:28:24Z Với một bảng tính chứa dữ liệu lớn thì việc trích lọc dữ liệu có ý nghĩa rất lớn trong excel, cũng tương tự như Pivot Table mà mình đã gi...

Tổng Quan Về Trích Lọc Dữ Liệu Trong Excel

In ra - Lưu thành PDF - Gửi qua email
Với một bảng tính chứa dữ liệu lớn thì việc trích lọc dữ liệu có ý nghĩa rất lớn trong excel, cũng tương tự như Pivot Table mà mình đã giới thiệu ở bài trước, các bạn có thể xem ở đây. Việc trích lọc dữ liệu sẽ giúp chúng ta xem xét một yếu tố theo một điều kiện nào đó một cách dễ dàng và chính xác hơn.

1. Định Nghĩa.
1.1. Lọc Dữ Liệu (Filter).
Lọc dữ liệu là thao tác để dữ liệu hiển thị ra theo một điều kiện nào đó cho trước mục đích dễ quan sát và dễ lấy dữ liệu cần thiết hơn.
1.2. Trích Xuất Dữ Liệu (Advanced Filters).
Trích xuất dữ liệu cũng như lọc dữ liệu nhưng cao cấp hơn đó là ta có thể di chuyển bảng tính ra khỏi vị trí ban đầu theo một điều kiện cho trước.
2. Thao Tác Thực Hiện.
2.1. Lọc Dữ Liệu.
Giả sử ta có một bảng tính như hình.


Bây giờ ta sẽ lọc các dữ liệu như sau:
* Lọc theo từng sản phẩm cụ thể.
* Lọc theo nhóm sản phẩm
* Lọc theo một điều kiện tương đối.
- Để kích hoạt tính năng lọc. Ta bôi đen vùng cần lọc hoặc Menu của bảng tính cần lọc. Sau đó vào Data (1), chọn Filter (2), iCon hình cái "Phễu". Nhìn iCon là biết nó là gì rồi nhỉ?
Bạn nào muốn dùng phím tắt thì nhấn Ctrl + Shift + L nhé


- Lúc này thì quan sát sẽ thấy các ô biểu tượng hình cái phễu nhỏ (Gọi là hình mũi tên dưới cũng được). 


- Giả sử ta muốn lọc giá trị ở cột "Sản Phẩm". Bạn Click chuột vào cái hình mũi tên ở cột "Sản Phẩm" Sau đó chọn giá trị muốn lọc, ở đây mình lọc từ "Chanh" chẳng hạn. Bạn check box vào từ "Chanh".


- Lúc này thì những sản phẩm có từ "Chanh" sẽ hiển thị lên. Bạn có thể quan sát hình bên dưới.


- Bây giờ mình không muốn lọc theo tên nữa, mà lọc theo từng nhóm màu bình đã chia ra như bên dưới. 


- Cũng tương tự như trên, bạn Click vào hình mũi lên nhỏ nhỏ ở bên cạnh ô "Sản Phẩm". Sau đó chọn Filter by Color. Lúc này excel sẽ hiển thị các màu mà bạn đã chia trong cột "Sản Phẩm". Mình chọn màu xanh lá chuối non.


- Lúc này những sản phẩm mà được tô màu xanh lá chuối sẽ hiển thị lên. Bạn dễ dàng quan sát ở hình bên dưới.


- Không những lọc dữ liệu theo tên mà bạn chọn, lọc theo màu, excel còn cho phép bạn lọc một tên mà bạn gõ thẳng vào để lọc thay vì bạn chọn, cái này áp dụng cho những file excel chứa dữ liệu quá dài và quá nhiều, bạn không thể tìm để tick chọn được. Bây giờ hãy chọn Text Filters và chọn Equals...


Các tính năng chính ở đây:
- Equals...: Lọc các giá trị có chứa thông tin giống với… 
- Does Not Equal...: Lọc các giá trị có chứa thông tin không giống với… 
- Begins with...: Lọc các giá trị bắt đầu với… 
- Ends with...: Lọc các giá trị kết thúc với…
- Contains...: Lọc các giá trị bao gồm…
- Does not contain...: Lọc các giá trị không bao gồm…
- Custom Filter: Đặt điều kiện khác
- Cửa sổ Custom AutoFilter hiện lên. Bạn gõ một sản phẩm có trong danh sách vào. Giả sử mình muốn lọc các sản phẩm có từ "Chanh". Sau đó nhấn OK


- Lúc này thì excel sẽ hiển thì chỉ mỗi sản phẩm "Chanh" mà thôi.


- Ngoài ra còn rất nhiều cách lọc dữ liệu cho bạn chọn bạn có thể vào từng Menu để biết các tính năng của nó nhé, mình ví dụ thêm một cách lọc dữ liệu nữa. Giờ mình muốn lọc theo một chữ cái chẳng hạn, bạn chọn Text Filters và chọn Begins With... 


- Giờ mình muốn lọc các sản phẩm bắt đầu bằng chữ "C" (Tên mình cũng bắt đầu bằng chữ "C" đó. Hi). Bạn gõ C kèm theo ký tự * vào, cụ thể là như thế này C*, sau đó nhấn OK


- Lúc này các sản phẩm bắt đầu bằng chữ "C" như là" Cam, Chanh..." sẽ hiển thị lên cho các bạn.


2.2. Trích Xuất Dữ Liệu.
Trích xuất dữ liệu ngoài định nghĩa mình đã nói ở đầu bài viết này, thì nó sẽ được tạo ra dựa vào một điều kiện cụ thể nào đó. Giả sử bạn có bảng tính như bên dưới, và giờ mình muốn trích xuất các giá trị trong bảng tính đó ra một chỗ khác dựa và điều kiện là "Số Lượng" phải lớn hơn 3000.


 - Đầu tiên bạn cần bôi chọn cả bảng tính bao gồm cả phần Menu. Sau đó vào Data, chọn Advanced. 


- Cửa sổ Advanced Filter hiện lên.
* Ở Action: Nếu bạn chọn
 + Filter the list, in-place: Lọc và cho ra kết quả ở chính bảng lọc, các dữ liệu không thỏa mãn điều kiện sẽ mất đi.
 + Copy to another location: Lọc dữ liệu và copy kết quả tới một vùng khác.
 + List range: Địa chỉ của vùng chứa các dữ liệu bạn muốn lọc.
 + Criteria range: Địa chỉ của bảng phụ.
 + Copy to : Địa chỉ bạn muốn đặt kết quả sau khi lọc.
 + Unique Records only: Tich vào mục này để đảm bảo các nhóm xuất ra vị trí Copy To là duy nhất.
* Sau đó nhấn OK


- Sau khi chọn thì một bảng tính mới đã xuất hiện và hiển thị dữ liệu là các sản phẩm có "Số Lượng" lớn hơn 3000.


Như vậy mình đã giới thiệu sơ qua về tính năng lọc trong excel, và một câu mình ưa thích nhất đó là: Giới thiệu là việc của mình, hành động là việc của các bạn. Chúc các bạn theo tác trên excel hiệu quả và thành công.
5 BlogExcel.Com: Tổng Quan Về Trích Lọc Dữ Liệu Trong Excel Với một bảng tính chứa dữ liệu lớn thì việc trích lọc dữ liệu có ý nghĩa rất lớn trong excel, cũng tương tự như Pivot Table mà mình đã gi...

Đăng Ký Nhận Email Từ BlogExcel.Com

Bài Mới Nhất: